Monatsabschluss - Checkliste statt Suche
Der Monat wird pünktlich abgeschlossen, und seine Zahlen stimmen mit der Buchhaltung überein. Abweichungen werden geklärt, sobald Belege eintreffen - zum Monatsersten bleibt eine kurze Liste mit Namen, kein Abend mit Tabellen.
Demodaten. Ihr Restaurant hat dieselben Bedingungen, mit eigenen Zahlen.
Der sechste Schritt des Kontrollzyklus - der, der Bilanz zieht
Der ganze Zyklus auf der StartseiteAlles, was das Team im Monat geklärt hat - angefochtene Preise, entfernte Duplikate, ausgeglichene Lager - ergibt eine Zahl gesicherter Marge. Genau die bekommt der Inhaber.
Bestätigte Preise, akzeptierte Abweichungsgründe und Lieferantenregeln gehen in den neuen Zeitraum über. Der Zyklus beginnt von vorn, aber mit weniger Fragen.
Was sich für Finanzleitung und Lagerverantwortliche ändert
Dieselbe Arbeit, aber jetzt mit Frist, Verantwortlichem und einer Zahl.
Demodaten - die Prüfungen sind dieselben, Ihre Zahlen werden eigene sein.
Das Wort „Abgleich“ meint zwei verschiedene Dinge
Man darf sie nicht vermischen: Zeile, Zeitraum und Ergebnis sind jeweils andere.
Man sieht, wer den Monat aufhält - und womit man zu ihm geht
Fünf Bedingungen, jede mit eigenem Status. Die Betriebsleitung fragt nicht „wie steht es mit dem Abschluss“, sondern sieht die offene Bedingung, den Betrag und die verantwortliche Person.
Ein abgeschlossener Zeitraum lässt sich für das Berichtswesen nicht rückgängig machen, deshalb tun wir das nie stillschweigend. Das System bringt die Checkliste auf null und fragt nach.
Alle Belege des Zeitraums sind erkannt, zugeordnet und gebucht. Offene bleiben auf der Liste.
Die Zählung pro Lager liegt im System - ohne sie gibt es nichts, womit man den Buchbestand vergleichen kann.
Ausnahmen bei Einkauf und Buchung sind mit einer Entscheidung geschlossen: angefochten, akzeptiert, korrigiert.
Abschreibungsbelege in unserem System stimmen mit den im Warenwirtschaftssystem gebuchten überein.
Der Rest des Abgleichs ist geschlossen: jede Zeile hat eine Ursachenklasse oder ein Urteil.
Inventur hochgeladen - die Auswertung steht nach einer Minute
Nicht „hochladen und Tabelle ansehen“. Das System sagt selbst, was nachgezählt werden muss, welche Rechnungen fehlen und was man die Buchhaltung fragen sollte.
Wir übernehmen den Syrve-Export und die Zähldatei. Die Inventurliste bleibt beim Warenwirtschaftssystem - die erstellen wir nicht.
Die Abweichung liegt über der Toleranz und erklärt sich weder durch eine Umlagerung noch durch eine Rezeptur. Meist ist es ein Fehler der Zählung selbst - prüfen ist billiger als abschreiben.
Das Minus deckt sich mit Lieferungen, die nicht gebucht sind: die E-Mails kamen an, die Belege wurden nicht erfasst. Solange sie fehlen, liegt der Buchbestand zwangsläufig unter dem tatsächlichen.
Bei neun Zeilen liegt die Abweichung an der Buchung, nicht am Lager: Gutschrift, Dienstleistung statt Ware, Kassenbon. Die Anfrage ist als Text vorbereitet - sie muss nur noch raus.
Für die Lagerverantwortlichen: das ist keine Fehlmenge, sondern eine Umlagerung
Minus in der Küche und Plus an der Bar beim selben Artikel. Früher wurde das als zwei getrennte Probleme abgeschrieben - und beides war falsch.
Das Paket wird vollständig zusammengestellt und mit einer Bestätigung versendet. Nichts gelangt stillschweigend ins Warenwirtschaftssystem.
Als Paket ausgleichenSechzehn Paare sind sechzehn Umlagerungen. Einzeln ist es dieselbe Handarbeit, nur in einem anderen Fenster.
Erste Ausbaustufe. Verfügbar ist jetzt der Ausgleich von Paaren als Paket. Die übrigen Aktionen - abschreiben, nachzählen, prüfen lassen - sind in Arbeit.
Die Monatszahl stimmt mit der Buchhaltung zu 94-99% überein
Gemessen an zwölf abgeschlossenen Zeiträumen, nicht versprochen. Der Rest landet nicht in „passt nicht“: jede Zeile hat eine Ursachenklasse, deshalb ist die Klärung mit der Buchhaltung eine Sache von Minuten.
Paare entstehen streng eins zu eins mit Bewertung, deshalb kann eine Rechnung nicht zwei Zeilen schließen.
Keine pauschale Liste „passt nicht“, sondern vier Ursachen, bei denen jeweils klar ist, was zu tun ist.
Belegnummern wiederholen sich nie, Lieferanten ständig. Deshalb wird die Regel beim Lieferanten gespeichert.
Die Ursache wird pro Lieferant gespeichert, nicht pro Beleg. Im Rest stehen 52 Zeilen aus vier Monaten und keine einzige wiederholte Nummer: Lieferanten wiederholen sich, Belege nie.
Abgleich mit der Buchhaltung ohne Anbindung
Die Buchhaltung schickt einen Export ihrer Buchungen - wir gleichen ihn mit den Rechnungen im System nach Lieferant, Nummer und Betrag ab, eins zu eins. Die Buchhaltungssoftware muss nicht angebunden werden, und mit ihrem Anbieter muss niemand verhandeln.
Beliebige Zeitraumlänge. Wir verlangen kein anderes Exportformat - wir nehmen das, was die Buchhaltung ohnehin erstellt.
Der Beleg ist im System gebucht, aber nicht in den Buchungen gelandet. Solange die Buchhaltung ihn nicht hat, sind die Kosten des Monats zu niedrig.
Die Rechnung ist nie bei uns angekommen - der Eingangskanal hat sie verpasst. Also lief sie auch nicht durch die Preisprüfung.
Die größte Seite der Abweichung, und eine Ursachenklasse hat sie noch nicht: die Zeile ist im Abgleich sichtbar, geprüft wird sie von einem Menschen. „Wir finden jede Abweichung“ versprechen wir nicht.
Einen automatischen Export nach Jumis, 1C oder DATEV gibt es noch nicht - für den Abgleich ist er auch nicht nötig.
Zwei ausgehende Dokumente
Der Versand ist eine Bedingung am Bericht, keine Sperre: ein Häkchen neben dem Abgleich, standardmäßig aus. Die Buchhaltung entscheidet.
Was wir im Monat von ihm erhalten haben - mit Nummern, Daten und Beträgen. Mit diesem Dokument wird aus einem Streit ein Vergleich zweier Listen.
Was wir gebucht haben gegen das, was sie hat. Die Abweichungen sind bereits nach Ursachenklassen sortiert, von vorn muss niemand anfangen.
Drei verschiedene Versprechen
Der Abschluss betrifft drei Personen, und in einen Absatz passt das nicht.
Abgleich mit dem Export, Rest nach Ursachen, Abschluss-Checkliste. Der Abschluss hört auf, eine Suche zu sein.
Inventur, Ausgleich der Lager, Fehlmengen mit Artikelnamen statt „Lagerdifferenz“.
Eine Zahl für den Monat und die Gewissheit, dass der Zeitraum pünktlich geschlossen wurde, nicht im Nachhinein.