Закрытие месяца - чек-лист, а не поиск
Месяц закрывается вовремя, а цифры в нём совпадают с бухгалтерией. Расхождения разбирают по мере прихода документов - к первому числу остаётся короткий список с именами, а не вечер за таблицами.
Данные демонстрационные. У вашего ресторана состав условий тот же, цифры свои.
Шестой шаг цикла контроля - тот, что подводит итог
Весь цикл на главнойВсё, что команда разобрала за месяц - оспоренные цены, снятые дубликаты, перекрытые склады - складывается в одну цифру защищённой маржи. Её и получает владелец.
Подтверждённые цены, принятые причины расхождений и правила по поставщикам переходят в новый период. Цикл идёт заново, но с меньшим количеством вопросов.
Что меняется у финансового директора и у товароведа
Одна и та же работа, но у неё появляется срок, владелец и цифра.
Данные демонстрационные - состав проверок тот же, цифры у вас будут свои.
Слово «сверка» означает две разные вещи
Их нельзя смешивать: у них разная строка, разный период и разный результат.
Видно, кто держит месяц - и с чем к нему идти
Пять условий, и у каждого своё состояние. Управляющий не спрашивает «как дела с закрытием», а видит незакрытое условие, сумму и ответственного.
Закрытие периода необратимо для отчётности, поэтому молча мы его не делаем. Система доводит чек-лист до нуля и спрашивает.
Все документы периода распознаны, сопоставлены и проведены. Незакрытые остаются в списке.
Пересчёт по складам есть в системе - без него книжный остаток сравнивать не с чем.
Исключения по закупкам и учёту закрыты решением: оспорено, принято, исправлено.
Акты списания в нашей системе совпадают с проведёнными в учётной.
Хвост сверки закрыт: у каждой строки есть класс причины или вердикт.
Инвентуру загрузили - разбор готов через минуту
Не «загрузите и посмотрите таблицу». Система сама говорит, что пересчитать, каких накладных не хватает и что спросить у бухгалтера.
Принимаем выгрузку из Syrve и файл пересчёта. Бланк инвентаризации остаётся за учётной системой - его мы не строим.
Расхождение больше допуска и не объясняется ни перемещением, ни техкартой. Чаще всего это ошибка самого пересчёта - дешевле проверить, чем списать.
Минус по позициям совпадает с поставками, которых нет в учёте: письма пришли, документы не проведены. Пока их нет, книжный остаток заведомо меньше факта.
По девяти строкам расхождение объясняется учётом, а не складом: кредит-нота, услуга вместо товара, чек розницы. Запрос собран текстом - остаётся отправить.
Товароведу: это не недостача, это перемещение
Минус на кухне и плюс на баре по одной и той же позиции. Раньше это списывали как две разные проблемы - и обе неверно.
Пакет собирается целиком и уходит одним подтверждением. В учётную систему ничего не попадает молча.
Перекрыть пакетомШестнадцать пар - это шестнадцать перемещений. По одному это тот же ручной труд, только в другом окне.
Первый срез. Сейчас доступно перекрытие пар пакетом. Остальные действия разбора - списать, на пересчёт, на проработку - в работе.
Цифра месяца совпадает с бухгалтерией на 94-99%
Это измерено на двенадцати закрытых периодах, а не обещано. Остаток не свален в «не сошлось»: у каждой строки класс причины, поэтому спор с бухгалтером занимает минуты.
Пары строятся строго один-к-одному со скорингом, поэтому одну накладную нельзя закрыть двумя.
Не общий список «не сошлось», а четыре причины, с каждой из которых понятно, что делать.
Номера документов не повторяются никогда, а поставщики - постоянно. Поэтому правило запоминается за поставщиком.
Причина запоминается по поставщику, а не по документу. В хвосте 52 строки за четыре месяца и ни одного повторяющегося номера: поставщики повторяются, документы - никогда.
Сверка с бухгалтерией без интеграции
Бухгалтер присылает выгрузку своих проводок - мы сопоставляем её с накладными в системе по поставщику, номеру и сумме, один к одному. Подключать бухгалтерскую программу не нужно, договариваться с её вендором тоже.
Период любой длины. Формат выгрузки менять не просим - берём тот, который бухгалтер уже делает.
Документ проведён в системе, но в проводки не попал. Пока его нет у бухгалтера, расходы месяца занижены.
Накладная до нас не доехала - канал приёма её пропустил. Значит и в проверках цен она не участвовала.
Самая большая сторона расхождения, и класса причины у неё пока нет: строка видна в сверке, разбирает её человек. «Находим любые расхождения» мы не обещаем.
Автоматической выгрузки в Jumis, 1C и DATEV пока нет - для сверки она и не требуется.
Два исходящих документа
Отправка - условие на отчёте, а не блокер: галочка рядом со сверкой, по умолчанию выключена. Решает бухгалтер.
Что мы получили от него за месяц - с номерами, датами и суммами. С этим документом спор превращается в сопоставление двух списков.
Что мы провели против того, что у него. Расхождения уже разложены по классам причин, разбирать с нуля не нужно.
Три разных обещания
Закрытие касается трёх человек, и к одному абзацу это не сводится.
Сверка с выгрузкой, хвост по причинам, чек-лист закрытия. Закрытие перестаёт быть поиском.
Инвентура, перекрытие складов, недостачи с именами позиций, а не «расхождение по складу».
Одна цифра за месяц и факт, что период закрыт вовремя, а не задним числом.