Сколько времени уходит, чтобы узнать одну цифру

Спросите у управляющего, сколько вы переплатили за мясо в августе. Он не ответит сразу - и это не про квалификацию.

Путь одного вопроса

1. Найти накладные за август в почте - часть от поставщика, часть пересланы бухгалтером.

2. Вытащить строки по мясу: названия у поставщиков разные, придётся смотреть глазами.

3. Привести цены к килограмму: где-то ящик, где-то вакуум на 2.4 кг.

4. Найти прошлую цену, чтобы было с чем сравнивать.

5. Посчитать объём за месяц и умножить разницу.

На каждом шаге есть место для ошибки, и ни один из них не запоминается: через месяц всё то же самое повторится заново.

Почему это дороже, чем выглядит

• Время уходит не на решение, а на подготовку к нему. Полдня на сбор цифры, пять минут на вывод.

• Вопрос задают реже, чем нужно. Если ответ стоит полдня, его перестают спрашивать - и решения принимаются по ощущению.

• Ответ устаревает. Пока цифру собирали, пришли новые накладные.

• Ручной контроль ломается первым. Не от незнания, а когда вечером на него не остаётся часа.

Что меняется, когда цифра собрана заранее

Вопрос перестаёт быть проектом. Цена уже приведена к килограмму, история непрерывна, объём известен - остаётся только спросить. Ответ занимает секунды, и поэтому его спрашивают тогда, когда он нужен, а не когда дошли руки.

Второе следствие важнее первого: вопросы начинают задавать те, кто раньше не мог. Новый управляющий, шеф, собственник второго заведения.

Проверьте себя

Шестнадцать вопросов о том, как устроен контроль закупок и себестоимости в вашем ресторане, - чек-лист на десять минут. Что входит в тарифы и сколько документов покрывает период - на странице тарифов.