RestoAudit.ai - продукт компании SIA «IT Hospitality» (Katrīnas iela 5, LV-1045, Рига, Латвия; рег. номер 40203196322). Этот документ описывает, какие данные мы обрабатываем, на каком основании, сколько храним и какие у вас права.
Две разные роли
По разным данным мы выступаем в разных ролях, и от этого зависит, кто принимает решения.
Мы контроллер - по данным вашего аккаунта, заявок и переписки с нами. Здесь цели обработки определяем мы.
Мы процессор - по содержимому ваших накладных и связанных с ними справочников. Контроллер здесь вы: это ваши коммерческие данные, мы обрабатываем их по вашему поручению и в рамках договора, а не по собственному усмотрению.
Какие данные мы обрабатываем
- Данные аккаунта: имя, рабочий email, телефон, компания, роль, журнал входов и действий со способами входа (подключение и отключение второго фактора), открытый ключ устройства для быстрого входа - если вы его включили. При входе через Google - имя и email из вашего аккаунта Google.
- Заявки и переписка: то, что вы указали в форме или прислали письмом.
- Содержимое документов: накладные, счета, кредит-ноты и приложения к ним - позиции, количества, цены, ставки НДС, реквизиты поставщика.
- Справочники: номенклатура, склады, техкарты, поставщики - в объёме, который нужен для сопоставления позиций.
- Технические данные: адрес запроса, время, тип браузера - в журналах сервера.
- Проверка личности: статус проверки, способ и дата решения. Проверка нужна при работе со своими данными от 20 документов или при подключении учётной системы; сейчас её проводим мы вручную.
Зачем мы это делаем
- Распознавание документов и сопоставление позиций с вашей номенклатурой.
- Контроль закупочных цен и формирование сигналов об отклонениях.
- Расчёт себестоимости и сверка с выгрузкой бухгалтера.
- Выгрузка документов в вашу учётную систему - после подтверждения или автоматически, по правилу, которое вы включили для поставщика.
- Работа аккаунта, поддержка и ответы на ваши обращения.
- Проверка личности владельца аккаунта - защита от злоупотреблений бесплатным периодом и от работы с чужими данными под вашим именем.
- Улучшение продукта - см. отдельный раздел ниже.
Правовые основания
- Исполнение договора (ст. 6(1)(b) GDPR) - всё, что нужно для оказания услуги: аккаунт, обработка документов, поддержка.
- Поручение контроллера (ст. 28 GDPR) - содержимое ваших документов мы обрабатываем по вашему поручению, оформленному договором.
- Законная обязанность (ст. 6(1)(c) GDPR) - бухгалтерский и налоговый учёт наших отношений с вами.
- Законный интерес (ст. 6(1)(f) GDPR) - безопасность сервиса, защита от злоупотреблений, улучшение продукта на обезличенных данных.
Сколько мы храним
- Содержимое документов и справочники - 3 года после прекращения обслуживания. По вашему запросу удаляем или возвращаем раньше, в течение 14 дней: решение здесь за вами, а не за нами.
- Аккаунт и переписка - 3 года после прекращения обслуживания. По вашему запросу удаляем в течение 14 дней, кроме того, что мы обязаны хранить по закону.
- Заявки, не ставшие договором, - 12 месяцев.
- Наши счета вам и бухгалтерские записи - в течение срока, установленного законодательством Латвии. Это законная обязанность, и требование об удалении на неё не распространяется.
Где хранятся данные
База данных и файлы документов размещены в Supabase, регион Лондон, Великобритания. Обработчик документов работает на выделенном сервере Contabo в Нюрнберге, Германия. Хостинг сайта и приложения - Vercel, регион Лондон. Передача шифруется, хранение шифруется. Великобритания признана Еврокомиссией страной с адекватным уровнем защиты данных, поэтому передача туда не требует отдельных договорных условий.
Кому мы передаём данные
Мы не продаём данные и не передаём их третьим лицам для их собственных целей. Ниже - поставщики, которые обрабатывают данные по нашему поручению:
- Anthropic (США) - распознавание содержимого документов. Передаётся изображение или файл документа. Передача в третью страну на основании стандартных договорных условий Еврокомиссии.
- Google (США) - разбор формулировки вопроса в ассистенте. Передаётся только текст вашего вопроса: ни накладных, ни цен, ни поставщиков, ни остатков. Ключ доступа отдельный от того, которым оцифровываются документы. Передача в третью страну на основании стандартных договорных условий.
- Supabase (Великобритания, Лондон) - база данных и хранение файлов.
- Contabo (ЕС, Нюрнберг) - сервер обработки документов.
- Vercel (Великобритания, Лондон) - хостинг сайта и приложения.
- Telegram - доставка оповещений и приём документов, если вы пользуетесь этим каналом.
- Cloudflare - защита форм от автоматических отправок.
- Stripe Payments Europe (Ирландия) - приём платежей по картам. Передаются платёжный контакт и идентификатор карты; сами данные карты хранит Stripe, не мы. Передача внутри группы Stripe в США - на основании стандартных договорных условий.
- Resend (США) - отправка писем: вход, подтверждения, уведомления. Передаются адрес получателя и текст письма. Передача в третью страну на основании стандартных договорных условий.
- NEXX - только если вы включили интеграцию: передаются справочник поставщиков и номенклатура, нужные для заказов. Передача по вашему поручению и в объёме интеграции.
Улучшение продукта
Мы используем данные для улучшения продукта - и это единственная дополнительная цель помимо оказания услуги. Работаем при этом с обезличенными агрегатами: доли, распределения, частоты. Мы не публикуем и не передаём наружу названия компаний, суммы закупок и любые данные, по которым можно узнать конкретный ресторан или поставщика.
Если вы не хотите, чтобы ваши данные участвовали в этом, напишите на hello@restoaudit.ai - исключим, без последствий для обслуживания.
Файлы cookie
На сайте используется одна функциональная кука - она запоминает выбранный вами язык. В приложении дополнительно работают куки авторизации и защита форм Cloudflare Turnstile. Все они строго необходимы или функциональны, рекламных и аналитических кук нет.
Ваши права
Вы вправе запросить доступ к своим данным, их исправление, удаление или ограничение обработки, а также возразить против обработки и получить данные в переносимом виде. Напишите на hello@restoaudit.ai, мы ответим в срок, установленный GDPR.
Если наш ответ вас не устроит, вы вправе подать жалобу в надзорный орган - в Латвии это Государственная инспекция данных (Datu valsts inspekcija), либо в орган по месту вашего проживания.
Договор об обработке данных
Для клиентов-юридических лиц мы заключаем договор об обработке данных (DPA) по ст. 28 GDPR: предмет и цели обработки, перечень субпроцессоров, меры безопасности и порядок действий по окончании обслуживания. Текст договора опубликован. Подписанный экземпляр, если он нужен вашему комплаенсу, запросите по адресу hello@restoaudit.ai.
Контакты
SIA «IT Hospitality»
Katrīnas iela 5, LV-1045, Рига, Латвия
Email: hello@restoaudit.ai